Con base en la Encuesta sobre el uso de TIC y del comercio electrónico en las empresas. Año 2023 – Primer trimestre 2024. Datos definitivos, elaborada por el Instituto Nacional de Estadística (INE), es posible evidenciar que el 12,4% de las empresas de 10 o más empleados usó en el primer trimestre de 2024 inteligencia artificial.
Esto permite evidenciar el impacto de la digitalización en la contabilidad, debido a que no solamente contribuye a la optimización de los diversos tipos de recursos de una empresa, sino que también puede mejorar las condiciones laborales de las organizaciones y la productividad de los empleados encargados de gestionar el ámbito contable.
7 estrategias para optimizar recursos empresariales mediante la digitalización de la contabilidad
La digitalización de la contabilidad facilita el control de los datos financieros y, a su vez, permite que haya un control más adecuado de los recursos empresariales, mejorando la productividad y eficiencia en tu empresa.
Algunas estrategias que puedes poner en práctica para optimizar recursos empresariales mediante la digitalización de la contabilidad y transformar el significado de lo que es la contabilidad administrativa son las siguientes:
1. Monitoriza la información contable de tu empresa o negocio
La monitorización de la información contable de tu empresa o negocio es idónea para llevar a cabo un seguimiento y poder detectar a tiempo posibles errores en el ámbito contable e incluso fraudes que se puedan estar cometiendo.
De esta manera, se pueden tomar los correctivos necesarios para mantener una transparencia en la información contable, evitando recibir sanciones legales o administrativas causadas por el incumplimiento con normativas o trámites administrativos estipulados en la ley, que pueden generar gastos extras para la organización.
Algunas de las formas en las que puedes optimizar los recursos empresariales por medio de la monitorización de la información contable de tu empresa o negocio son los siguientes:
- Se podrán aprobar gastos urgentes en tu empresa.
- Identificación de gastos empresariales que sean repetitivos o innecesarios.
- Reestructuración del presupuesto para aprovechar oportunidades de negocio.
2. Reduce costes operativos
Al implementar una transformación digital de la contabilidad en tu empresa, van a reducirse de forma significativa los costes operativos, en vista de que se reducirá el uso de documentos en papel para llevar a cabo diferentes tipos de trabajos manuales concernientes al ámbito contable.
Si vas a realizar una migración de los datos contables de los registros en papel o sistemas antiguos a la nueva plataforma digital, tienes que hacerlo cuidadosamente para evitar que se pierda información.
En este sentido, resulta conveniente que hagas pruebas para garantizar que se han transferido de modo correcto todos los datos.
Algunas de las maneras en las que puedes optimizar los recursos empresariales mediante la reducción de costes operativos son los siguientes:
- Utiliza un software de gestión contable para automatizar la realización de algunas tareas rutinarias y repetitivas de tu empresa o negocio, tales como el registro de gastos, generación de facturas y cálculo de impuestos, sin que sea precisa la intervención humana.
- Revalúa las relaciones con proveedores y determina cuáles son aquellos acuerdos que tienen una mejor relación coste beneficio, al igual que los que ofrecen mejores tiempos de entrega.
- Determina cuáles son los productos del stock que debes dejar de comercializar, así como los que ameritan que vendas en mayores cantidades.
3. Disminuye los gastos generados por causa de errores humanos
A través de la digitalización de procesos administrativos y contables, se pueden reducir diversos de los gastos que se suelen producir por causa de errores humanos.
Estas herramientas permiten registrar y procesar transacciones financieras, evitando que haya problemas asociados con auditorías.
Entre los principales beneficios de optimizar los recursos empresariales disminuyendo los gastos generados por causa de errores humanos son los siguientes:
- Podrás mejorar de modo significativo la calidad de los productos y servicios que ofrece tu empresa o negocio.
- Los empleados de tu empresa podrán centrarse en labores que sean más productivas, incrementando su nivel de eficiencia.
- Ofrece precios más competitivos en tu empresa o negocio para que pueda posicionarse de forma eficaz en su industria.
4. Reduce el tiempo de ejecución de diferentes actividades
El tiempo de ejecución de las actividades suele reducirse de manera significativa al automatizar y digitalizar la contabilidad, permitiendo utilizar eficazmente los recursos empresariales.
De igual manera, podrás cumplir con la realización de trámites contables empresariales, tales como cierres de ciclos, declaración de impuestos o elaboración de informes contables en los plazos acordados o incluso antes de estas fechas.
Así pues, reducir el tiempo de ejecución de diferentes actividades concernientes al ámbito contable ofrecerá los siguientes beneficios a tu negocio:
- Los contadores y gerentes financieros podrán concentrarse en labores estratégicas que proporcionen más valor a la empresa.
- La realización de las labores contables podrá hacerse de manera más eficiente y menos apresurada, propiciando un ambiente de trabajo más saludable donde haya menos rotación de personal.
- La empresa o negocio podrá ofrecer un mejor servicio de atención al cliente, proporcionando a la brevedad facturas, informes financieros y otros documentos contables que estos usuarios soliciten.
5. Gestiona de una forma más segura la información financiera de tu empresa
Las plataformas contables en la nube suelen disponer de mecanismos de seguridad con los que podrás mantener protegidos los datos financieros que manejas en tu empresa o negocio.
Asimismo, mantener segura la información financiera de tu organización va a evitar que datos críticos, tales como ingresos, egresos, cuentas bancarias, números de tarjetas de débito o crédito, entre otros, sean utilizados para realizar operaciones financieras fraudulentas.
Gestionar de una forma más segura la información financiera de tu empresa o negocio y tener la posibilidad de detectar a la brevedad irregularidades o accesos no autorizados, le ofrecerá las siguientes ventajas:
- El negocio o empresa continuará operando incluso si se producen desastres o fallas en el hardware local.
- Tan solo las personas autorizadas van a tener acceso a los registros contables.
- Se reduce el riesgo de que se produzcan fraudes o errores que pueden llegar a afectar la gestión de los recursos.
6. Mantén un adecuado control del flujo de caja
Una de las maneras como se pueden optimizar los recursos empresariales por medio de la digitalización de la contabilidad es teniendo un adecuado control del flujo de caja, puesto que, de este modo, es posible asegurar una sostenibilidad financiera en la organización.
Tener un control visual de la información financiera permitirá prever momentos de déficit, al igual que de superávit, así como es posible tomar algunas medidas preventivas con las cuales evitar problemas de liquidez, tales como hacer ajustes en las políticas de cobro o negociar con los proveedores mejores plazos de cobro.
Algunos de los beneficios de optimizar los recursos empresariales al mantener un adecuado control del flujo de caja son los siguientes:
- Será posible reestructurar el presupuesto para aprovechar oportunidades de negocio.
- La empresa o negocio podrá disponer de dinero para asumir pagos de proveedores o los salarios de empleados.
- Evitarás gastos innecesarios, tales como intereses que se generen por causa de deudas no planificadas.
7. Integra sistemas financieros con otras áreas de la empresa
Entre las alternativas para optimizar recursos empresariales a través de la digitalización de la contabilidad, hay que mencionar que estos sistemas de gestión contable facilitan la integración de diversos departamentos organizacionales, tales como los de ventas, compras y recursos humanos.
De igual modo, estos departamentos empresariales podrán tomar decisiones basadas en datos con información más precisa para optimizar la forma de invertir y evitar que los recursos no se distribuyan de forma idónea.
Algunos de los beneficios de que diversos departamentos de tu empresa puedan trabajar de forma conjunta son los siguientes:
- Visualiza el rendimiento de tu empresa o negocio real y realiza los ajustes necesarios para optimizar los recursos empresariales en función del presupuesto de la organización.
- El departamento financiero puede prever si los ingresos proyectos cubren los gastos, ajustando a las demandas del mercado tanto el presupuesto, así como los recursos.
- Es posible generar informes en los que se observen patrones de comportamiento financiero, lo que permitirá anticipar problemas de flujo de efectivo, así como identificar oportunidades de ahorro y realizar ajustes en las estrategias para tener una asignación de recursos más eficiente.
La digitalización de la contabilidad es crucial para optimizar recursos y procesos empresariales
La digitalización de la contabilidad es un proceso de mejora continua en el que tu empresa tiene que monitorear de forma continua el rendimiento de los sistemas digitales que están implementando para encontrar alternativas, las cuales permitan mejorar aquellos procesos que consideran que pueden optimizarse para ser más eficientes.
Asimismo, es conveniente disponer de las herramientas idóneas, capacitar adecuadamente al personal para utilizar de forma correcta los sistemas contables, así como mantener una buena actitud hacia diversos cambios que se apliquen en la cultura organizacional.
Esta es una ventaja competitiva crucial que permite que las empresas puedan tomar decisiones más precisas, rápidas y fundamentadas a través de las cuales sea posible cimentar una base sólida para el futuro financiero de la organización y contribuir a aumentar el capital de dicha organización.
Biografía de la autora
Maryfel Alvarado (LinkedIn) es licenciada en Letras por la Universidad del Zulia (LUZ) de Venezuela y tiene más de 5 años de experiencia en la edición y redacción de artículos sobre educación, lingüística aplicada y marketing, entre otras temáticas. Es autora del libro de poesía Teoremas del fuego (2018) y fue nombrada Embajador del idioma español de su país en el mundo por la Fundación César Egido Serrano y el Museo de la Palabra de España
