Qué es un mapeo de procesos: definición y características
Si optáramos por una definición breve, podemos decir que un mapeo de procesos es una representación gráfica de los distintos procesos que lleva a cabo una empresa. Y el objetivo es claro: que estos se hagan inteligibles y que, por lo tanto, la comprensión sea más sencilla.
De forma paralela, también hay que señalar que esta representación puede ser de varias maneras. Aunque es habitual utilizar diagramas, a veces estos pueden ser de barras o de sectores. Lo que sí es común es que los procesos a analizar no deberían variar con independencia del software. Se controlan los flujos, quién es el responsable de gestionarlos, los recursos disponibles y los principales KPI´s. Además, otra cuestión relevante es la integración con otras herramientas.
En los últimos años, los mapas de procesos se han convertido en una solución habitual en empresas de distintos tamaños. Vamos a ver por qué…
Beneficios del mapeo de procesos
El mapeo de procesos es una técnica muy positiva para las empresas que lo implementan porque proporciona numerosos beneficios. Estos son los principales a tener en cuenta:
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Localización más sencilla de los errores
En primer lugar, gracias a esta técnica localizar los errores de algún responsable o departamento es mucho más fácil. No en vano, al representar de forma gráfica los flujos y los departamentos, la localización de los puntos deficientes es sumamente sencilla. Y, lo que es más, es sumamente útil para reuniones de trabajo y para plantear soluciones.
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Monitorización óptima de los procesos
Otra de las características de los mapeos de los procesos es que permiten optimizarlos, porque son dinámicos. Si bien en un determinado momento la foto fija es una, si cuentas con el software necesario, podrás hacer comparativas y, de esta manera, ver cómo han evolucionado los flujos y la gestión de estos. Indudablemente, es una opción muy interesante.
Recordemos que la planificación en las empresas raramente es a corto plazo. En consecuencia, esta monitorización también se realiza a medio y largo plazo. Una buena herramienta permitirá guardar esta información para hacer esa comparativa.
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Mejoras en la productividad
Con los mapeos es más fácil aumentar la productividad. No en vano, saber qué áreas hay que mejorar o dónde se pueden reducir u optimizar los costes ayuda a ello. Al final, una de las claves es poder hacer más con los mismos o con menos recursos. Pues bien, gracias a esta información, será más fácil lograrlo.
Otro de los elementos que mejoran la productividad es la mejora en la coordinación entre departamentos. No en vano, el mapa puede dar una información más exacta de los flujos de cada área. Y esto, a la larga, es conveniente para ver qué formulas utilizar y ver si funcionan.
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Estandarización
La estandarización de los procesos gracias a los mapeos sirve para adaptarse más fácilmente a las normativas vigentes. Este es un aspecto al que, en un principio, solo se le da una importancia tangencial; sin embargo, si pensamos en las sanciones que se imponen por aspectos como la Protección de Datos, por poner un ejemplo. Por todo ello, mapear los procesos y sus distintas etapas es tan útil.
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Optimización de costes
Finalmente, a nadie se le escapa que con esta herramienta es más fácil optimizar los costes. Ver por dónde se falla, o si hay elementos superfluos, es la antesala para recortar o tomar medidas. A la larga, y si se toman decisiones ajustadas a los inputs que se reciben, se ahorrarán costes.
Empresas que realizan mapeos de procesos
Los mapeos de procesos se pueden realizar siempre que haya un software de gestión que lo permita. En este caso, hay algunas empresas que proporcionan la posibilidad de incorporarlo. Veamos:
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Qflow
El software Qlofw – mapeo de negocio permite representar gráficamente toda la información de los flujos. Se pueden arrastrar con gráficos los puntos de inicio, acciones y decisiones. Así es más fácil localizar la información, incluso para los usuarios no expertos en la materia.
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Clickup
La compañía Clickup ha creado una herramienta específica para mapear procesos de empresas. Funciona con un esquema de mapas mentales y pizarras colaborativas que, además, se pueden adaptar porque dispone de numerosas plantillas específicas. Asimismo, cabe destacar que cuenta con más de 1.000 integraciones.
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Microsoft Visio
La empresa Microsoft también ofrece una solución propia para mapear los procesos, Microsoft Visio. Es posible crear distintos tipos de conectores, así como diagramas, mediante una edición sencilla e intuitiva. Por otra parte, es fácil vincular la información a bases de datos o a hojas de cálculo. En definitiva, interesante para aprovechar sinergias.
En resumen…
El mapeo de procesos es una herramienta sumamente útil para todos los sectores implicados en la empresa. Por lo tanto, incorporarlo en tu empresa mejorará la coordinación y, a la larga, las ratios. En Qflow tienes todas las herramientas necesarias.
